ECM erfasst, analysiert, klassifiziert und kategorisiert Ihre Daten – ob strukturiert in Formularen oder Rechnungen oder unstrukturiert in Verträgen oder sogar handschriftliche Inhalte. Das Know-how in Ihrem Unternehmen wird systematisch erfasst und zugänglich gemacht.

Mit ECM können Sie neue Dokumente, die Ihr Unternehmen jeden Tag erreichen, durch frühes Scannen vor der Bearbeitung digitalisieren. Die Bearbeitung wird über einen elektronischen Workflow angestoßen. Neu hinzugefügte Dokumente werden automatisch ausgelesen und auf Basis einer Verschlagwortung ebenfalls automatisch in den passenden Ordner einsortiert und digital abgelegt.

Die elektronische Archivierung von Papierakten ist auf dem Vormarsch. Das ist gerade für die Sachbearbeitung im Einkauf, Vertrieb und Innendienst von Vorteil. Digitale Informationen können abteilungsübergreifend schneller und besser recherchiert werden. Prozesse ohne Medienbruch sind effizienter, schneller und günstiger.

Immer mehr Unternehmen empfangen und versenden Rechnungen elektronisch. Laut aktueller Studien geht der Anteil an Papierrechnungen in KMU seit Jahren stetig zurück, denn immer wiederkehrende Formulare können verschlagwortet und digital freigegeben werden. Das spart Zeit und Papier- und Druckkosten.

In kaum einer Abteilung ist der Aufwand durch papierbasierte Prozesse so hoch wie im Personalbereich. Die sachgemäße Verwaltung sensibler Daten ist für Unternehmen eine Herausforderung. ECM optimiert die Abläufe um ein Vielfaches. Vertragserstellung, Wiedervorlage, Volltextsuche sind in Personalabteilungen an der Tagesordnung. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiten die Arbeit durch automatisierte Prozesse.

Fehler in der manuellen Übertragung von Daten und im Versand von Löhnen führen nicht nur zu Daten- sondern auch zu Vertrauensverlust. ECM schützt Ihre Daten vor unerlaubten Zugriffen. Lohnzettel können elektronisch erstellt und im digitalen Archiv abgelegt werden. Über Berechtigungen wird der Zugriff gesteuert. Fehlerquellen werden reduziert und sensible Informationen geschützt.

Um im Falle von Leistungsänderungen proaktiv zu handeln, braucht der Vertrieb die richtigen Informationen zur richtigen Zeit. ECM-gestützte Prozessen machen Vertragsdokumente auf Knopfdruck zugänglich. Produktionsoptionen für den Kunden können dadurch schneller und präziser kalkuliert werden - auch standortübergreifend. Für den portugiesischen Automobilzulieferer COINDU hat clever data unter anderem eine digitale Ablagestruktur geschaffen. Die gesamte Case Study lesen Sie hier.