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Was heißt eigentlich Enterprise Content Management?

Viele Wege führen zum digitalen Büro. clever data zeigt sie Ihnen! Oft verstauben wertvolle Kundeninformationen in Aktenarchiven oder sind in den Köpfen von Mitarbeitern gespeichert, auch in kleinen und mittleren Unternehmen.

Stellen Sie sich vor, Sie finden ein wichtiges Dokument oder eine Information auf Knopfdruck innerhalb von Sekunden – ohne stundenlanges Durchforsten von Emails, digitalen und analogen Ordnern. 

Sie wollen Ihre betrieblichen Geschäftsprozesse und Ihr Dokumentenmanagement mit digitalen Tools unterstützen?

Wir begleiten Ihr Enterprise Content Management Projekt von der Beratung bis zur Umsetzung.

Jahre Erfahrung

Mio. Dokumente gemanaged

Stunden die Kunden beim Suchen und Finden von Informationen gespart haben

Schnellere Reaktionszeit und zufriedene Kunden

Ob Änderungen des Kundenauftrags, Reklamationen oder andere Anlässe: Machen Ereignisse erfordern eine schnelle, fristgerechte Aufarbeitung. Ein digitales Archiv sowie ein transparentes Dokumentenmanagementsystem sind die Voraussetzungen dafür, dass Mitarbeiter standortübergreifend auf Informationen und Dokumente zugreifen können. 

Wie funktioniert Enterprise Content Management

ECM erfasst, analysiert, klassifiziert und kategorisiert Ihre Daten – ob strukturiert in Formularen oder Rechnungen oder unstrukturiert in Verträgen oder sogar handschriftliche Inhalte. Das Know-how in Ihrem Unternehmen wird systematisch erfasst und zugänglich gemacht.

Mit ECM können Sie neue Dokumente, die Ihr Unternehmen jeden Tag erreichen, durch frühes Scannen vor der Bearbeitung digitalisieren. Die Bearbeitung wird über einen elektronischen Workflow angestoßen. Neu hinzugefügte Dokumente werden automatisch ausgelesen und auf Basis einer Verschlagwortung ebenfalls automatisch in den passenden Ordner einsortiert und digital abgelegt.

ECM in Verwaltungsprozessen

Die elektronische Archivierung von Papierakten ist auf dem Vormarsch. Das ist gerade für die Sachbearbeitung im Einkauf, Vertrieb und Innendienst von Vorteil. Digitale Informationen können abteilungsübergreifend schneller und besser recherchiert werden. Prozesse ohne Medienbruch sind effizienter, schneller und günstiger.

Digitalisierung von Rechnungsein- und -ausgang

Immer mehr Unternehmen empfangen und versenden Rechnungen elektronisch. Laut aktueller Studien geht der Anteil an Papierrechnungen in KMU seit Jahren stetig zurück, denn immer wiederkehrende Formulare können verschlagwortet und digital freigegeben werden. Das spart Zeit und Papier- und Druckkosten.

ECM bei Personalakten

In kaum einer Abteilung ist der Aufwand durch papierbasierte Prozesse so hoch wie im Personalbereich. Die sachgemäße Verwaltung sensibler Daten ist für Unternehmen eine Herausforderung. ECM optimiert die Abläufe um ein Vielfaches. Vertragserstellung, Wiedervorlage, Volltextsuche sind in Personalabteilungen an der Tagesordnung. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiten die Arbeit durch automatisierte Prozesse.

ECM in der Lohnbuchhaltung

Fehler in der manuellen Übertragung von Daten und im Versand von Löhnen führen nicht nur zu Daten- sondern auch zu Vertrauensverlust. ECM schützt Ihre Daten vor unerlaubten Zugriffen. Lohnzettel können elektronisch erstellt und im digitalen Archiv abgelegt werden. Über Berechtigungen wird der Zugriff gesteuert. Fehlerquellen werden reduziert und sensible Informationen geschützt.

ECM im Vertrieb

Um im Falle von Leistungsänderungen proaktiv zu handeln, braucht der Vertrieb die richtigen Informationen zur richtigen Zeit. ECM-gestützte Prozessen machen Vertragsdokumente auf Knopfdruck zugänglich. Produktionsoptionen für den Kunden können dadurch schneller und präziser kalkuliert werden - auch standortübergreifend. Für den portugiesischen Automobilzulieferer COINDU hat clever data unter anderem eine digitale Ablagestruktur geschaffen. Die gesamte Case Study lesen Sie hier. 

DI Christian Steinscherer
Experte für ECM

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