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Enterprise Content Management (ECM)

In der Literatur existieren unterschiedlichste, teilweise sehr komplexe, Definitionen für ein ECM. Unser Ansatz ist einfach, effizient und pragmatisch. Ziel ist, durch den Einsatz eines ECM-Systems einen wichtigen Wertbeitrag zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele zu schaffen.

Struktur

ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Dokumente, Daten und Informationen in ein einheitlich strukturiertes Repository (oder Content Warehouse bzw. Datenpool) zusammen. Alle vorhandenen Typen von Informationen werden dabei berücksichtigt.

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Effizienz

Durch Redundanzen, d.h. mehrfach und an mehreren Orten gespeicherte idente Informationen, entstehen Konsistenzprobleme, die durch ECM-System überwunden werden können. Die Zeiten für das Suchen und Auffinden von Informationen werden erheblich reduziert.

Folgende Komponenten werden bei der Einführung eines ECM-Systems berücksichtigt:

Erfassung (Capture) von Daten und Informationen, etwa durch Übernahme bestehender Daten, Scannen oder manuelle Eingabe.

Verwaltung (Management) der gewonnenen Daten durch Dokumenten Management Systeme, die ein gemeinsames Arbeiten erlauben.

Speicherung (Store) an definierten Speicherorten.

Ausgabe (Deliver) von Informationen in unterschiedlichen Medien wie z.B. Drucken oder Anzeige am Bildschirm des Arbeitsplatzrechners, Laptops oder Mobiltelefons.

Bewahrung (Preserve) in Archivsystemen zur Langzeitspeicherung, um gesetzliche Erfordernisse zu erfüllen.

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Bauakte

Baustellen Berichtswesen zur Dokumentation des gesamten Baugeschehens samt begleitenden Dokumenten, Beweissicherungen, Bildern, Scans, usw. Eine bespielhafte Gliederung finden Sie in der Folge:

  • Liste der Baubeteiligten, Behörden, Dienststellen
  • Baustellenverwaltung und Personalwesen
  • Ordner/Register für Bauverträge
  • Schriftverkehr technische Unterlagen und Gutachten
  • Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Abrechnungen
  • Arbeitsvorbereitung
  • Bautagebuch
  • Soll-Ist-Vergleiche und Nachkalkulationen

Maschinenakte

Alle Maschinendaten zentral verfüg- und schnell auffindbar, zum Beispiel:

  • Bilder, Schemazeichnungen
  • Betriebsanleitungen
  • Ansprechpartner, intern und extern
  • Wartungs- und Pflegeprotokolle
  • Zertifizierungen, Genehmigungen, Ersatzteillisten, Stücklisten
  • Bau- und Aufstellungspläne
  • Konfiguration, Ausstattung und Leistungsmerkmale
  • Ressourcenpläne, Auslastungsprotokolle, Laufleistung
  • Verträge mit Kunden und Lieferanten
  • Laufleistung, Lebensdauer, Abschreibung

Kunden- / Lieferantenakte

Als CRM System oder ideale Ergänzung für wichtige Dokumente zur Aufzeichnung von:

  • Stammdaten
  • Schriftverkehr – alle Dokumente
  • Umsatzlisten
  • Vorlagen für Angebote, Auftragsbestätigungen und sonstigen Schriftverkehr
  • FIBU Daten
  • Schnittstelle zum ERP System und Übernahme relevanter Daten
  • Verträge und Kalkulationen
  • Scan von Ausweisen für wichtige Unterschriften
  • Gewinn- und Verlustrechnung je Kunde oder Lieferant

Personalakte

Diese Dokumente sollten in Ihrer Personalakte vorhanden sein:

  • Bewerbung
    • Dienstzeugnisse
    • Personalbogen
  • Vertrag
    • Arbeitsvertrag
    • Vertragsänderungen
    • Kündigung
  • Gehalt
    • Eingruppierung
    • Sonderzahlungen
    • Geldwerter Vorteil (Hinzurechnungsbeträge)
  • Beurteilung
    • Zeugnisse
    • Zielvereinbarungen
    • Ggf. Abmahnungen
  • Weiterbildung
    • Fortbildung intern
    • Fortbildung extern
  • Sonstiges
    • Schriftverkehr
    • Bescheinigungen
    • Persönliche Ereignisse

Projektakte

Neben oder statt einer Projektemanagement Software mit:

  • Projektplan: sämtliche Pläne im aktuellen Projekt (Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan, usw.)
  • Projekthandbuch: enthält alle projektspezifischen Rahmenbedingungen und Anforderungen
  • Projektdokumentation: strukturierte Darstellung der relevanten Projektdokumente
  • Beteiligte am Projekt
  • Amtliche Dokumente
  • Protokolle intern und extern
  • Schriftverkehr

Vertragsakte

Wichtige Verträge sollten Sie stets griffbereit haben und Zugriffsrechte definieren. In der Folge finden Sie eine beispielhafte Aufzählung von Punkten, die in einer elektronischen Vertragsakte vorhanden sein sollten:

  • Kunden- oder Lieferantenverträge
  • Erfassung wichtiger Fakten je Vertrag – zum Beispiel
    • Pönalen
    • Kündigungsfristen
    • Zahlungsströme
    • Versionierung
  • Workflows zur Genehmigung
  • Vertragsrelevanter Schriftverkehr
  • Kalkulationen
  • Unterschriftsberechtigte Personen (Stammdaten)
  • Stammdaten des Kunden- oder Lieferanten

Email Archivierung

Der Datenaustausch via Email hat sich zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt. Viele geschäftsrelevante Informationen werden mit Emails übertragen. Oftmals überlassen Unternehmen den Benutzern die strukturierte Ablage der gesendeten und empfangenen Informationen. Die systematische Verwertung und Archivierung durch einheitliche Strukturen gewinnt zunehmend an Bedeutung. Folgende Vorteile können hierbei genutzt werden:

  • Integration direkt in Ihr Email Programm
  • Lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten
  • Schutz vor Datenverlust
  • Manipulationssicherheit
  • Geschäftsrelevante Dokumente gehen nicht verloren
  • Flut an Emails wird strukturiert
  • Leichtes Auffinden von wichtigen Emails

Digitale Rechnungsbearbeitung

Durch die Digitalisierung Ihrer Rechnungsdokumente sparen Sie viel Zeit und Kosten in der Bearbeitung!

  • Besonders effektiv bei verteilter Unternehmensstruktur
  • Sicherstellung der pünktlichen Bezahlung und somit Nutzen aller Boni und Skonti
  • Sofortiger Überblick über alle Eingangsrechnungen, nach Posteingang
  • Deutliche Reduktion des papierbezogenen Arbeitsprozesses
  • Digitaler Workflow für Kenntnisnahme, Weiterleitung, Genehmigungen, Buchungen, usw.
  • Elektronischer Rechnungsversand
  • Schnittstelle zum ERP System
  • Eingangsrechnungen auf Papier werden gescannt und elektronisch weiterverarbeitet
  • Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten
  • Perfekter Überblick zu Eingangsrechnungen durch elektronisches Rechnungseingangsbuch
  • Elektronische Archivierung

Digitaler Posteingang

Durch folgende Funktionen schaffen Sie die Sicherheit, dass Ihre Mitarbeiter/Innen die tägliche Post schneller bekommen

  • Elektronisches Verteilen Ihrer Eingangspost
  • OCR Texterkennung bei gescannten Dokumenten
  • Anleitungen für die Vorsortierung Ihrer Eingangspost
  • Unterstützung bei der Festlegung von Dokumentenklassen - Rechnungen, Abteilungen, Standorte, Werbematerial, usw.
  • Automatische Erkennung des Empfängers
  • Weiterleitung mit elektronischer Workflow Unterstützung
  • Archivierung und leichtes Auffinden
  • Rasche Erfassung der Eingangspost - keine Verzögerungen durch internes manuelles Weiterleiten
  • Vordefinierte Wege der Verteilung - höhere Transparenz durch eindeutige Regelung von Zuständigkeiten
  • Direkter Zugriff auf digitalisierte und archivierte Dokumente
  • Schnellere Reaktionen, v.a. im Umgang mit Kunden
  • Aufwändigen und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten fallen weg

Mieter- und Immobilienakte

Alle relevanten Mieter- und Immobilieninformationen rasch und zentral verfüg- und auffindbar. Zum Beispiel:

  • Elektronische Mieter- und Objektakten - Stammdaten der Mieter und Objekte
  • Verwaltung von Mietverträgen
  • Verwaltung von Objektbeständen
  • Gebäude- und Grundstücksakten
  • Verwaltung des Schriftverkehrs mit Mieter und Lieferanten
  • Ggf. Kombination mit Projektakten bei Immobilienentwicklung
  • Wichtige Dokumente zur Beweissicherung immer, auch mobil, verfügbar
  • Schaffung von effizienten und transparenten Abläufen mit Partner und Mieter
  • Effiziente Verwaltung der Dokumentenflut, welche besonders im Immobiliengeschäft einen großen Umfang annehmen kann
  • Archivierung von Bildern, zum Beispiel für Schadensfälle oder bei Wohnungsübergabe

ECM - Informationen für Steuerberater und Bilanzbuchhalter

Mit der Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) können Sie, mit unserer Hilfe, einfach und bequem die Digitalisierung in der Verwaltung vorantreiben. Bieten Sie Ihren Klienten an, digitalisierte Dokumente zu verarbeiten und sparen Sie bei sich in der Abwicklung Zeit und Kosten. Zudem zeigen Sie damit, dass Ihre Kanzlei am neuesten Stand der Technik ist; so können Sie sich von anderen abheben.

Vorteile für Ihre Klienten:

  • elektronische Übertragung aller, auch papiergebundener, Dokumente
  • die Originalbelege verbleiben beim Klienten - Transportkosten für die Versendung von Originaldokumente entfallen
  • Belege werden elektronisch sicher aufbewahrt und können ggf. gemeinsam bearbeitet werden
  • Sämtliche Belege können im elektronischen Archiv gesucht und gefunden werden

Ihre Vorteile:

  • automatische Verarbeitung der elektronischen Dokumente Ihrer Klienten
  • Integration in Ihr ERP-System - zum Beispiel mit Sammelbuchungen
  • elektronische Archivierung der Belege und somit immer für Sie und Ihre Klienten griffbereit
  • neue Klienten durch innovatives Angebot

Ihre individuelle Anforderung

Nicht immer lassen sich reine Standardlösungen implementieren. Oftmals erfahren wir bei unseren Kundenterminen von ganz individuellen Anforderungen - von sehr einfach bis hoch komplex. Zum Beispiel den Aufbau einer Wissensmanagement Lösung für die Forschung und Entwicklung oder die Archivierung von Frachtpapieren und vieles mehr.

Wir sind in der Lage, eine Lösung nach Ihrem individuellen Bedarf zu entwickeln. Der Vorteil ist, dass in den meisten Fällen ca. 70% der Funktionalität unserer eingesetzten Tools genutzt werden kann. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die Implementierung und Sie können rascher von einer geeigneten Lösung profitieren.

Von der einfachen Archivierungs- oder Dokumentenmanagementlösung bis hin zur Unterstützung von komplexen Abläufen mit elektronischen Workflow Systemen und Datenintegration in Ihre bestehende Systemumgebung.

Unsere Vorgangsweise zur Einführung des Systems passen wir flexibel Ihren Bedürfnissen an. Bei einfachen Lösungen reicht oftmals ein strukturiertes Sondierungsgespräch zur Festlegung Ihrer Anforderungen. Zur Umsetzung von komplexen Lösungen empfehlen wir, die gewünschten Funktionen des Systems im Rahmen eines Workshops festzulegen.

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  Petra BENEDIKT    benedikt@cleverdata.at    +43 664 614 15 20    www.cleverdata.at